WIE ES FUNKTIONIERT
Von der Auswahl der Quellen bis zur Überwachung von Abweichungen.
Der Beispielablauf umfasst zehn Schritte von der Quellenwahl bis zur Dokumentation. Der verfügbare Umfang hängt bei jedem Piloten von Exporten, Zahlungsmodell und dokumentierten Regeln ab.
Auf jeden Schritt folgen die gleichen fiktiven Dateien. Eine nicht ausreichend dokumentierte Kontrolle bleibt blockiert; Eine vorbereitete Anfrage gilt niemals als gesendet oder angenommen.
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SCHRITT 1 VON 10
Wählen Sie die Einrichtung, das OTA und das PMS
Wählen Sie die Einrichtung, den Zeitraum, die OTA und die Hotelquelle: PMS, strukturierter Export oder Register.
SCHRITT 2 VON 10
OTA-Berichte, Hotelunterlagen und erforderliche Regeln zusammenstellen
Sammeln Sie OTA-Berichte, Hoteldaten und, sofern die Kontrolle dies erfordert, kommerzielle Bedingungen oder zugehörige Belege.
SCHRITT 3 VON 10
Dateien importieren
Reichen Sie die für denselben Zeitraum geplanten OTA-Abrechnungen und PMS- oder Tabellenexporte ein. Das Vorhandensein der Dateien beweist noch nicht deren Kompatibilität oder die Zuverlässigkeit der Beträge.
SCHRITT 4 VON 10
Spaltenübereinstimmungen bestätigen
Überprüfen Sie die Reservierungsreferenzen, Daten, Währungen und die genaue Bedeutung der Beträge. Eine „Netto“-Spalte ist nicht automatisch eine Provisionsbasis; Unklare Finanzfelder blockieren relevante Schlussfolgerungen.
SCHRITT 5 VON 10
Vorbereitung prüfen
Diese Ansicht zeigt drei prüfbereite Kontrollen: Provision, Nichterscheinen und Gutschrift. Der verkürzte Aufenthalt ist der vierte Fall im fiktiven Datensatz und wird in den Beispielen gezeigt. Eine Prüfung ohne Nachweise oder verifizierte Regel bleibt gesperrt und liefert keine finanzielle Schlussfolgerung.
SCHRITT 6 VON 10
Prüfungen starten
Führen Sie autorisierte Prüfungen durch. Abstimmungen führen zu Übereinstimmungen, erklärten Differenzen oder Ausnahmen zur Überprüfung mit ihren Deckungsgrenzen.
SCHRITT 7 VON 10
Die Ergebnisse verstehen
Jedes Ergebnis bietet Zugriff auf die verglichenen Werte, ihre Referenzen und die anwendbare Berechnung. Unzureichend dokumentierte Akten müssen noch überprüft werden.
In dieser Abbildung sind drei Referenzen sichtbar. Der vierte Beleg in der Akte, COM-CLOSE-01, wird im Text der Akte zitiert.
SCHRITT 8 VON 10
Reklamation vorbereiten
Ist eine Differenz belegt und erlaubt es das Verfahren, bereitet StayRecon Berechnung, Belege und kopierbaren Anfragetext vor. Für das Absenden bleibt das Hotel verantwortlich.
Visueller Auszug aus der Anfrage, nicht das erschöpfende Schreiben.
Wir bitten um den Nachweis der Provision für die Reservierung 4763928317. Gemäß den beigefügten Vertragsbedingungen beträgt die voraussichtliche Provision 40,80 € auf Basis von 272,00 € bei einem Satz von 15 %. Die Abrechnung weist 64,80 € aus, eine Differenz von 24,00 €. Im Anhang finden Sie die Reservierungsreferenz, die Berechnungselemente und die geltende Regelung. Bitte überprüfen Sie diese Zeile und geben Sie die vorzunehmende Korrektur an.
- Reservierung Booking.com 4763928317, Aufenthalt vom 12. bis 14. Juli 2026.
- Hotelquelle, COM-PMS-01, Zeile 18: dokumentierte anrechenbare Bemessungsgrundlage 272,00 €.
- Regel, COM-RULE-01, Absatz 3: 15 %, anwendbare Regel und Zeitraum, Basis und Rundung festgelegt.
- OTA-Abrechnung, COM-OTA-01, Zeile 27: Provision berechnet 64,80 €.
- Späterer Stand, COM-CLOSE-01: Dieser Differenz wurde noch keine Korrektur zugeordnet.
Erwartete 40,80 €, beobachtete 64,80 €: dokumentierte Differenz 24,00 €. Die vorbereitete Datei wird nicht übermittelt; Es wird keine Anpassung oder Zahlung erfasst.
SCHRITT 9 VON 10
Antworten verfolgen und erneut prüfen
Der Fall hält das Vorbereitungsdatum fest und trennt ausdrücklich gesendete Anfrage, erhaltene Antwort, verrechnete Korrektur und festgestellten Zahlungseingang. Im Beispiel wurde die Anfrage noch nicht gesendet.
SCHRITT 10 VON 10
Verlauf und buchhalterische Nachweise
Der letzte Schritt veranschaulicht eine andere Datei, CRD-004: Eine Gutschrift von 45,00 €, die auf eine zusätzliche Provisionsrechnung von 100,00 € anwendbar ist, sollte den geschuldeten Betrag des Hotels auf 55,00 € reduzieren. Die Endabrechnung weist noch 100,00 € aus; Die Anfrage wird vorbereitet, nicht übermittelt und es wird keine Korrektur oder Rückzahlung vermerkt. Dieses separate Beispiel ändert die Provisionsdatei COM-001 nicht.
