COME FUNZIONA
Dalla scelta delle fonti al monitoraggio delle differenze.
Il percorso dimostrativo comprende dieci passaggi, dalla scelta delle fonti al monitoraggio documentale. Per ogni progetto pilota, l’ambito effettivamente disponibile dipende dalle esportazioni, dal modello di pagamento e dalle regole documentate.
Le stesse pratiche fittizie seguono ogni passaggio. Un controllo insufficientemente documentato resta bloccato; una richiesta preparata non è mai considerata inviata o accettata.
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PASSAGGIO 1 DI 10
Scegliere la struttura, l’OTA e il PMS
Seleziona la struttura, il periodo, l’OTA e la fonte dell’hotel: PMS, esportazione strutturata o registro.
PASSAGGIO 2 DI 10
Raccogliere i rapporti OTA, i dati dell’hotel e le regole necessarie
Raccogli i rapporti OTA, i dati dell’hotel e, quando il controllo lo richiede, le condizioni commerciali o i documenti giustificativi associati.
PASSAGGIO 3 DI 10
Importare i file
Carica gli estratti OTA e le esportazioni PMS o i fogli di calcolo previsti per lo stesso periodo. La presenza dei file non dimostra ancora la loro compatibilità né l’affidabilità degli importi.
PASSAGGIO 4 DI 10
Confermare le corrispondenze delle colonne
Verifica i riferimenti delle prenotazioni, le date, le valute e il significato esatto degli importi. Una colonna «netto» non è automaticamente una base commissionabile; i campi finanziari ambigui bloccano le relative conclusioni.
PASSAGGIO 5 DI 10
Verificare la preparazione
Questa schermata mostra tre controlli pronti: commissione, mancata presentazione e nota di credito. Il soggiorno abbreviato è la quarta pratica del set fittizio, presentata negli esempi. Un controllo senza prove o senza una regola verificata resta bloccato e non riceve alcuna conclusione finanziaria.
PASSAGGIO 6 DI 10
Avviare il controllo
Avvia le verifiche consentite. Le riconciliazioni producono corrispondenze, differenze spiegate o eccezioni da esaminare, con i relativi limiti di copertura.
PASSAGGIO 7 DI 10
Comprendere i risultati
Ogni risultato dà accesso ai valori confrontati, ai riferimenti e al calcolo applicabile. Le pratiche insufficientemente documentate restano da verificare.
In questa illustrazione sono visibili tre riferimenti. Il quarto documento della pratica, COM-CLOSE-01, è citato nel testo della pratica.
PASSAGGIO 8 DI 10
Preparare la contestazione
Quando una differenza è accertata e la procedura lo consente, StayRecon prepara gli elementi della richiesta: calcolo, documenti e testo da copiare. L’invio resta a carico dell’hotel.
Estratto visivo della richiesta, non la lettera completa.
Richiediamo la verifica della commissione della prenotazione 4763928317. Secondo le condizioni contrattuali allegate, la commissione attesa è di 40,80 € su una base di 272,00 € con aliquota del 15%. L’estratto indica 64,80 €, con una differenza di 24,00 €. In allegato trovate il riferimento della prenotazione, gli elementi di calcolo e la regola applicabile. Vi chiediamo di verificare questa riga e indicare la correzione da effettuare.
- Prenotazione Booking.com 4763928317, soggiorno dal 12 al 14 luglio 2026.
- Fonte hotel, COM-PMS-01, riga 18: base ammissibile documentata di 272,00 €.
- Regola, COM-RULE-01, paragrafo 3: 15%, regola e periodo applicabili, base e arrotondamento accertati.
- Estratto OTA, COM-OTA-01, riga 27: commissione fatturata di 64,80 €.
- Situazione successiva, COM-CLOSE-01: nessuna correzione già imputata a questa differenza.
Atteso 40,80 €, osservato 64,80 €: differenza documentata di 24,00 €. La pratica preparata non è trasmessa; non risultano rettifiche né versamenti.
PASSAGGIO 9 DI 10
Seguire le risposte e ricontrollare
La pratica conserva la data di preparazione e distingue esplicitamente richiesta inviata, risposta ricevuta, correzione imputata e pagamento osservato. Nello scenario illustrato, la richiesta non è ancora stata inviata.
PASSAGGIO 10 DI 10
Cronologia e giustificazione contabile
Il passaggio finale illustra un’altra pratica, CRD-004: una nota di credito di 45,00 € applicabile a una fattura accessoria di commissioni di 100,00 € dovrebbe ridurre il debito dell’hotel a 55,00 €. L’estratto finale indica ancora 100,00 €; la richiesta è preparata, non trasmessa, e non risultano correzioni né recuperi. Questo esempio distinto non modifica la pratica di commissione COM-001.
