Corrispondenza
I dati controllati corrispondono entro i limiti dell’ambito coperto.
SCOPRI STAYRECON
I controlli OTA e PMS in un unico spazio.
StayRecon è un software di riconciliazione finanziaria in sviluppo. I prototipi seguenti illustrano il percorso previsto: importare le fonti, effettuare i confronti consentiti, comprendere i risultati e seguire le pratiche.
Il catalogo di 17 famiglie rappresenta un’architettura di controllo, non una garanzia che tutte le funzioni o esportazioni siano già disponibili. L’ambito realizzabile sarà definito in base alle fonti e alle regole di ogni progetto pilota.
Questa barra scorre orizzontalmente.
COMPRENDERE I RISULTATI
Risultati distinti in base alla situazione.
Corrispondenza, differenza spiegata, scostamento documentato, documento mancante o controllo non disponibile: ogni risultato conserva il proprio ambito di verifica.
Differenza spiegata
La variazione è giustificata da un documento, una correzione o una regola applicabile.
Differenza finanziaria documentata
Il riscontro si basa su fonti e un calcolo verificabili; se applicabile, è possibile preparare un’azione successiva.
Documento mancante
La pratica indica le informazioni necessarie prima di poter formulare una conclusione.
Monitoraggio contabile
Le differenze residue restano collegate alla cronologia e ai documenti giustificativi.
LA VOSTRA DASHBOARD
Una vista consolidata dei controlli e delle azioni.
La dashboard mostra il periodo, le fonti elaborate, i risultati per stato e le pratiche che richiedono un intervento.
Da ogni riga puoi accedere agli importi, ai documenti giustificativi e alla cronologia. Le verifiche non svolte restano identificate.
Anteprima del prodotto in progettazione · dati fittizi
I CONTROLLI STAYRECON
17 famiglie per strutturare le verifiche.
Le 17 famiglie strutturano i controlli previsti, dall’integrità delle fonti alle commissioni, ai pagamenti, alle note di credito e al seguito documentale. Ogni verifica richiede i dati e le regole specifici del caso.
Una famiglia nel catalogo non equivale a un connettore già operativo né a una validazione finanziaria universale. Ciò che non può essere verificato deve restare esplicitamente non verificato.
Individuare le prenotazioni corrette e comprendere i soggiorni3 famiglie
01
Identità e copertura delle prenotazioni
Riconciliazione degli identificativi OTA e PMS, rilevamento dei duplicati e controllo della copertura delle prenotazioni, inclusi i soggiorni con più camere.
Un file filtrato o incompleto non basta a dimostrare che una prenotazione è assente.
02
Stati e modifiche dei soggiorni
Confronto di cancellazioni, mancate presentazioni, date e modifiche tra le fonti dell’hotel e dell’OTA.
L’effetto finanziario dipende dalle modifiche effettivamente accettate dall’OTA e dalle condizioni applicabili.
03
Prezzi e condizioni commerciali
Controllo di tariffe, servizi inclusi, programmi commerciali e basi di calcolo in base alle condizioni documentate.
Gli importi espressi su basi diverse non sono considerati anomalie senza una riconciliazione preliminare.
Verificare gli importi e le correzioni9 famiglie
04
Commissioni
Ricalcolo della commissione secondo l’aliquota, il periodo e la base contrattuale accertati, seguito dal confronto con l’importo fatturato.
Una differenza non può essere qualificata finanziariamente senza una regola applicabile e documentazione sufficiente.
05
Costi e servizi accessori
Riconciliazione di costi e servizi accessori con le condizioni che li autorizzano.
La presenza di due righe simili non basta a dimostrare una doppia fatturazione.
06
Imposte di soggiorno e altre imposte applicabili
Verifica delle imposte di soggiorno e delle altre imposte in base alle regole ufficiali applicabili al luogo e al periodo del soggiorno.
In assenza di una regola, una base di calcolo o una responsabilità di riscossione accertate, il controllo resta in attesa.
07
Cancellazioni, mancate presentazioni, penali e rinunce
Verifica degli stati di cancellazione e mancata presentazione, delle penali e delle rinunce accettate dall’OTA.
Una modifica registrata nel PMS non basta, da sola, a dimostrare il diritto a una correzione.
08
Rimborsi, note di credito e rettifiche
Collegamento tra fattura, rimborso, nota di credito, rettifica ed estratto di liquidazione per seguire le correzioni nel tempo.
Emissione di una nota di credito, imputazione e incasso sono tre eventi distinti.
09
Liquidazioni e attribuzioni
Scomposizione e attribuzione dei versamenti alle prenotazioni, ai costi e alle correzioni documentati.
Un saldo che quadra non dimostra che ogni importo fatturato sia corretto; la stessa differenza non viene conteggiata due volte.
10
Strumenti di pagamento e incasso
Monitoraggio dei metodi di pagamento, comprese le carte virtuali, dalla disponibilità fino all’incasso rilevato.
Le verifiche che richiedono dati dell’acquirer o del prestatore di pagamento restano limitate se tali fonti mancano.
11
Chargeback e riaddebiti
Analisi di chargeback e riaddebiti a partire dalla transazione originale, dalla motivazione comunicata e dalle regole di contestazione.
L’ambito dipende dai documenti disponibili e dalle procedure del prestatore interessato.
12
Valute, cambi e arrotondamenti
Analisi delle differenze di valuta, conversione e arrotondamento quando sono noti tassi, date, costi e regole applicabili.
Nessuna differenza finanziaria viene calcolata sulla base di un tasso di cambio stimato.
Potersi fidare delle prove e sapere come agire4 famiglie
13
Integrità e coerenza delle fonti
Controllo della provenienza, del periodo, dei filtri e della coerenza dei documenti utilizzati.
Un’impronta identica attesta l’integrità del file, non necessariamente l’esattezza del suo contenuto economico.
14
Possibilità di agire e termini applicabili
Monitoraggio delle date di ricezione degli estratti, delle nuove verifiche e delle azioni documentate.
I termini di contestazione sono mostrati come tali solo quando la regola e la data iniziale sono accertate.
15
Pratiche di contestazione e monitoraggio
Preparazione delle pratiche di richiesta di correzione e monitoraggio di risposte, documenti ed eventi di risoluzione.
Pratica preparata, richiesta inviata, correzione accettata e somma incassata restano stati distinti.
16
Anomalie delle fonti non classificate
Segnalazione di righe o colonne che non corrispondono ad alcuna regola di interpretazione nota, conservandone il contesto.
Queste anomalie restano da qualificare; non viene attribuito automaticamente alcun importo finanziario.
Indagini specifiche1 famiglia
17
Distribuzione, inventario, ricollocamenti e rischi di frode
Indagine mirata sulle differenze di distribuzione, inventario, ricollocamento e sugli eventi sospetti.
Nessuna qualificazione di frode né importo indennizzabile vengono dedotti senza elementi specifici accertati.
Queste 17 famiglie descrivono l’estensione dei controlli che intendiamo coprire. Le verifiche effettivamente offerte dipenderanno dal vostro PMS, dai documenti delle vostre OTA e dalle regole che avremo potuto validare. Per ogni controllo, StayRecon dovrà indicarvi chiaramente cosa è stato verificato, cosa resta da completare e cosa non è ancora supportato.
IMPORTAZIONE E PREPARAZIONE
Importazione e corrispondenza dei dati.
I file OTA e PMS vengono importati con un’anteprima delle colonne e dei valori. StayRecon propone le corrispondenze, che confermi prima del controllo.
I campi obbligatori vengono verificati; possono essere eseguiti solo i controlli con fonti e regole sufficienti.
I RISULTATI
Un risultato collegato alle proprie fonti.
Il dettaglio mostra i valori confrontati, i riferimenti dei documenti e la regola adottata. I calcoli finanziari restano verificabili a partire dalle righe originali.
Se mancano prove o una regola, il risultato lo segnala senza attribuire un importo recuperabile.
IL CALENDARIO
Calendario dei controlli e delle azioni.
Consulta gli estratti attesi, le nuove verifiche previste, i documenti da ricevere e le pratiche da seguire.
I promemoria operativi sono distinti dai termini contrattuali di contestazione, mostrati solo quando documentati.
PRATICHE DI CORREZIONE
Pratiche pronte per essere esaminate.
Ogni pratica riunisce la prenotazione, le fonti, la regola applicabile, il calcolo e i documenti da allegare. Il testo della richiesta può essere preparato e copiato.
L’hotel decide se trasmettere la richiesta all’OTA. La risposta e le correzioni successive sono seguite separatamente dalla richiesta iniziale.
LA CRONOLOGIA
Una cronologia per periodo e per pratica.
I controlli, i documenti e i risultati restano consultabili anche quando non viene accertata alcuna differenza.
Gli eventi successivi completano la cronologia senza cancellare i risultati e i limiti del controllo iniziale.
IL COLLEGAMENTO CON LA VOSTRA CONTABILITÀ
Differenze residue documentate per la contabilità.
Le differenze giustificate, le correzioni parziali e le pratiche irrisolte vengono conservate con importi, documenti e stato.
StayRecon prepara gli elementi giustificativi. Non registra scritture contabili né determina il trattamento fiscale.
CONTRIBUISCI ALLO SVILUPPO DI STAYRECON
Contribuisci ai primi controlli StayRecon.
Cerchiamo diversi hotel partner per validare il prodotto su formati di file, prenotazioni e pratiche di riconciliazione differenti.
La candidatura avviene per iscritto, senza file finanziari né credenziali.