Boekingen en verblijven
Overeenstemming van boekingen, statussen, datums en wijzigingen tussen het PMS en de OTA-documenten.
CONTROLE EN AFSTEMMING OTA ↔ HOTEL
Stem uw OTA- en PMS-betalingen af.
Controleren. Aantonen. Tijdig handelen.
StayRecon is ontworpen om OTA-overzichten af te stemmen op uw hotelgegevens: boekingen, gewijzigde verblijven, commissies, kosten, creditnota’s en afrekeningen.
Bekijk overeenkomsten, verklaarde verschillen, te onderzoeken dossiers en de documenten die elke vaststelling onderbouwen. Berekeningen blijven gekoppeld aan hun bronnen en de toepasselijke regels.
- Zonder OTA-wachtwoord
- Geen kaartgegevens gevraagd
- Traceerbare bronnen en berekeningen
- Contact kan volledig schriftelijk verlopen
Voorbeeld van het productontwerp · fictieve gegevens
WAT STAYRECON CONTROLEERT
Controles die verder gaan dan commissies.
StayRecon ordent afstemmingen per domein, van boeking tot afrekening en opvolging van correcties. Elke controle is afhankelijk van de beschikbare bronnen en regels.
Commissies en kosten
Controle van tarieven, berekeningsgrondslagen en gefactureerde kosten volgens de gedocumenteerde voorwaarden.
Annuleringen en no-shows
Controle van de door de OTA erkende statussen, boetes en eventuele kwijtscheldingen.
Betalingen en afrekeningen
Afstemming van de bedragen en transacties waaruit de uitbetalingen bestaan, op basis van de beschikbare gegevens.
Terugbetalingen en creditnota’s
Opvolging van uitgegeven correcties, de verrekening ervan en eventuele resterende saldi.
Bewijs en acties
Bewijsstukken, te behandelen dossiers en herinneringen; bezwaartermijnen alleen wanneer die vaststaan.
De 17 groepen beschrijven de beoogde reikwijdte. Hun beschikbaarheid hangt af van de bronnen, de geverifieerde regels en de ondersteunde varianten per accommodatie; het gaat niet om 17 functies die vandaag allemaal beschikbaar zijn.
HOE HET WERKT
Van de eerste import tot de dossieropvolging.
Een gestructureerd proces om uw bronnen af te stemmen, verschillen te controleren en bewijsstukken te bewaren.
1
Bronnen selecteren
Keuze van de periode, de OTA-documenten en de PMS-export of het hotelregister.
2
Veldkoppelingen bevestigen
Kolomvoorbeeld, bevestiging van de veldkoppelingen en identificatie van ontbrekende velden.
3
Controles starten
Controles worden uitgevoerd wanneer de benodigde gegevens en regels beschikbaar zijn.
4
Resultaten gebruiken
Bewijs bekijken, correctieverzoeken voorbereiden en dossiers opvolgen.
UW BRONNEN
Uw OTA-documenten en PMS-gegevens.
De pilot kan werken met gestructureerde OTA-rapporten en PMS-exports, waaronder Excel- of CSV-bestanden. Rechtstreekse verbindingen worden alleen overwogen als ze beschikbaar en toegestaan zijn.
Platforms binnen onze ontwikkelingsplannen
Booking.com
Boekingen, overzichten en documenten die voor de betreffende controle beschikbaar zijn.
Expedia
Rapporten en documenten afgestemd op het bedrijfsmodel van de accommodatie.
Agoda
Gegevens en overzichten afgestemd op het betaalmodel.
Andere OTA’s en distributeurs
Bronnen die kunnen worden verwerkt als hun formaten en regels voldoende gedocumenteerd zijn.
Deze platforms worden genoemd om onze ontwikkelingsscope toe te lichten, zonder aanspraak te maken op een officieel partnerschap of volledige dekking van hun diensten.
BETROUWBAARHEID VAN RESULTATEN
Duidelijke resultaten, onderbouwd met bewijs.
Elk verschil moet controleerbaar zijn aan de hand van de oorspronkelijke gegevens, de berekening en de toegepaste regel. Onvolledige dossiers blijven als zodanig herkenbaar.
Herleidbare bronnen
Boekingsreferenties, documenten en oorspronkelijke regels zijn toegankelijk vanuit de vaststelling.
Controleerbare berekeningen
Verwachte en vastgestelde bedragen, grondslagen, tarieven en regels zijn uitdrukkelijk gedocumenteerd.
Dossieropvolging
Onderscheid tussen vaststelling, voorbereid verzoek, ontvangen antwoord en daadwerkelijk toegepaste correctie.
Verklaarde of niet-gecorrigeerde verschillen blijven gedocumenteerd voor de opvolging en boekhoudkundige onderbouwing.
CONCRETE VOORBEELDEN
Vier verschillen, vier gedocumenteerde dossiers.
Te hoge commissie, no-show, verkort verblijf en niet-verrekende creditnota: vier fictieve voorbeelden met de bijbehorende documenten, berekening en mogelijke vervolgstappen.
Fictieve demonstraties · contracten en documenten per scenario · geen werkelijke terugvordering geclaimd
Commissie
24 €
Commissie hoger dan het verwachte bedrag volgens het fictieve contract.
No-show
36 €
Commissie gehandhaafd ondanks een door de OTA aanvaarde kwijtschelding.
Verkort verblijf
18 €
Commissie berekend over een geschrapte nacht waarvan de wijziging door de OTA is aanvaard.
Creditnota
45 €
Creditnota van toepassing op een afzonderlijke factuur, maar niet verrekend.
Een controle zonder verschillen, bewaard in de geschiedenis.
Perioden zonder vastgestelde anomalie blijven raadpleegbaar, met de bronnen, uitgevoerde controles en eventuele dekkingsbeperkingen.
PROGRAMMA VOOR OPRICHTINGSPARTNERS
Neem deel aan de eerste StayRecon-pilots.
We zoeken accommodaties die StayRecon met hun eigen documenten willen testen en het product met concrete feedback helpen ontwikkelen.
Aanmelden gebeurt schriftelijk, zonder bestanden of inloggegevens. Voor geselecteerde accommodaties leggen we vóór de start de pilotperiode, de betrokken bronnen en controles, de gegevensverwerking en de verwachte bijdrage vast.
Uw voordeel als oprichtingspartner: 24 maanden gratis StayRecon Standard vanaf de commerciële lancering, daarna 50% korting op het openbare Standard-tarief zolang het abonnement van uw accommodatie actief blijft, mits u de afgesproken bijdrage aan de pilot hebt geleverd.
Het aanbod geldt voor de deelnemende accommodatie, volgens de deelnamevoorwaarden in het charter.
DE OPRICHTER
Ervaring in financiële controle, toegepast op een nieuwe sector.
Meer dan 25 jaar vervulde ik managementfuncties in treasury en internationale financiën. Daarbij vergeleek ik onder meer gegevens uit verschillende bronnen, spoorde ik verschillen op, onderzocht ik de oorzaken en onderbouwing, en documenteerde ik de genomen beslissingen.
Met StayRecon wil ik die ervaring inzetten voor hotels, door hen te helpen commissies en afrekeningen van boekingsplatforms beter te controleren. Ik zoek nu accommodaties als oprichtingspartner om het product op hun eigen documenten te testen, hun feedback te verzamelen en het af te stemmen op de praktijk van hun werk.
Nicolas · oprichter van StayRecon