Zo weinig mogelijk gegevens, voor een duidelijk doel.

Verwerkingsverantwoordelijke

StayRecon is een product dat onder de handelsnaam Signal Web Marketing wordt geëxploiteerd door de uitgever vermeld in de Juridische informatie. Voor vragen of verzoeken over persoonsgegevens: contact@stayrecon.com.

Verzamelde gegevens

Het aanmeldingsformulier verzamelt de naam en het land van de accommodatie, de naam, functie en het e-mailadres van de contactpersoon, het gebruikte PMS of register, de geselecteerde OTA’s, het aantal accommodaties dat door dezelfde persoon of hetzelfde team wordt behandeld, een bandbreedte voor het maandelijkse aantal OTA-reserveringen, het betaalmodel, de mogelijkheid om te exporteren, het bestaan van een betrouwbare afstemmingsreferentie, wie de afstemming uitvoert en de methode of tool die momenteel wordt gebruikt. De beschrijving van de moeilijkheid en de voorkeurstaal blijven optioneel. De verplichte velden zijn nodig om de aanvraag te beoordelen en erop te antwoorden; zonder deze velden kan het formulier niet worden verzonden.

Dit formulier vraagt niet om hotelbestanden, OTA-wachtwoorden, kaartnummers of reserveringsgegevens van gasten.

Voor beperkte professionele prospectie kan StayRecon publiek beschikbare professionele informatie gebruiken: voor- en achternaam, functie, accommodatie of groep, land, professioneel e-mailadres of ander professioneel contactkanaal, de openbare bron van de contactgegevens en publieke professionele feiten die strikt noodzakelijk zijn om de prospect te kwalificeren. We bewaren ook alleen het minimum dat nodig is om de contactopname, het antwoord en, indien van toepassing, de uitoefening van het recht van bezwaar vast te leggen. Voor dit doel verzamelen we geen gevoelige gegevens of privégegevens die geen verband houden met de beroepsactiviteit.

Bron van contactgegevens voor prospectie

Contactgegevens die voor deze eerste campagne worden gebruikt, kunnen afkomstig zijn van de officiële website van de betrokken accommodatie, groep of organisatie, een openbaar professioneel register of directory, of een schriftelijke introductie door een professionele derde. Wanneer StayRecon iemand rechtstreeks benadert via openbare contactgegevens, vermeldt het eerste bericht de gebruikte bron of, wanneer meerdere bronnen nodig waren, hun categorie.

Dat professionele contactgegevens openbaar toegankelijk zijn, betekent niet dat ze voor elke vorm van prospectie mogen worden gebruikt. StayRecon gebruikt een contactkanaal alleen wanneer dat gebruik is toegestaan volgens de regels die gelden voor het betreffende land en kanaal.

Doeleinden en rechtsgronden

De gegevens uit het formulier worden uitsluitend gebruikt om uw aanmelding voor het oprichtingspartnerprogramma te ontvangen, beoordelen en verwerken, u schriftelijk te antwoorden en, als u wordt geselecteerd, de pilotafspraken voor te bereiden. Deze B2B-verwerking berust op ons gerechtvaardigd belang om een vrijwillig ingediend professioneel verzoek te beoordelen en op te volgen, rekening houdend met de verwachtingen en rechten van betrokkenen (artikel 6, lid 1, punt f, AVG). De bevestiging dat u opnieuw benaderd wilt worden, is geen inschrijving voor algemene marketingcommunicatie.

Voor professionele prospectie worden de gegevens gebruikt om handmatig accommodaties of organisaties te identificeren die mogelijk bij het programma passen, het professionele karakter van het contact te verifiëren, beperkt professioneel contact op te nemen, antwoorden te beheren en bezwaren te respecteren. Waar deze verwerking is toegestaan, beroept StayRecon zich op zijn gerechtvaardigd belang om een professionele dienst te presenteren die rechtstreeks verband houdt met de activiteit van de ontvanger, na afweging van dat belang tegen de verwachtingen en rechten van de betrokkene (artikel 6, lid 1, punt f, AVG). Deze rechtsgrond vervangt niet de specifieke regels voor elektronische commerciële communicatie in elk land en voor elk kanaal: wanneer voorafgaande toestemming of een andere voorwaarde vereist is, gebruikt StayRecon dat kanaal niet voordat aan die voorwaarde is voldaan.

De strikt noodzakelijke technische verwerking voor de bescherming van de site en het voorkomen van misbruik berust op ons gerechtvaardigd belang om deze dienst te beveiligen. We nemen geen volledig geautomatiseerde toelatingsbeslissingen en voeren geen geautomatiseerde profilering van prospects of kandidaten uit.

Ontvangers en dienstverleners

De exploitant van StayRecon ontvangt aanmeldingen en beheert professionele contactopnames handmatig. De site wordt gehost door Vercel Inc., dat technische verzoeken verwerkt en het formulier uitvoert. Inkomende en uitgaande berichten worden verzonden en bewaard in onze OVHcloud Zimbra-mailbox. Een minimaal privéregister kan worden gebruikt om contactopnames en bezwaren bij te houden; het wordt niet gepubliceerd en mag geen hotelbestanden bevatten. Deze dienstverleners verwerken bepaalde informatie in het kader van hun diensten en eigen verplichtingen. We verkopen geen gegevens van kandidaten of prospects en gebruiken ze niet voor een nieuwsbrief. De site houdt geen kandidaten- of prospectdatabase bij. Bij een fout bij het verzenden van het formulier bevat het technische logboek een foutcode, niet de inhoud van het formulier.

Bewaartermijnen

Als een aanmelding wordt afgewezen of geen vervolg krijgt, verwijderen we de bijbehorende correspondentie uiterlijk 90 dagen na onze beslissing of de laatste inhoudelijke uitwisseling, afhankelijk van wat het laatst plaatsvindt. Leidt de aanmelding tot een pilot, dan bewaren we de nodige correspondentie tijdens de pilot en tot twaalf maanden na afloop, behalve bij een afzonderlijke wettelijke bewaarplicht of wanneer bewaring ter verdediging van rechten noodzakelijk is en tot dat doel beperkt blijft. Voor een prospect die geen relatie met StayRecon is aangegaan, worden actieve prospectiegegevens uiterlijk twaalf maanden na verzameling of na het laatste inhoudelijke contact dat door de prospect is geïnitieerd verwijderd. Als iemand bezwaar maakt tegen prospectie, stopt StayRecon dit gebruik en bewaart het alleen het minimum dat nodig is om het bezwaar gedurende drie jaar vanaf het verzoek te respecteren; deze gegevens worden voor geen ander doel gebruikt. Technische gegevens van dienstverleners kunnen onder hun eigen contractuele en beveiligingsbewaartermijnen vallen. We kunnen hun back-ups niet zelf wissen. We controleren regelmatig onze zakelijke mailbox en, indien van toepassing, het minimale privéregister om deze termijnen toe te passen. Deze regels gelden niet voor toekomstige hotelbestanden; daarvoor worden vóór overdracht afzonderlijke afspraken gemaakt.

Internationale doorgiften

Vercel is gevestigd in de Verenigde Staten. Hoewel voor de hoofdverwerking van het formulier een Europese regio is gekozen, kunnen sommige gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of toegankelijk zijn, onder meer bij Vercel en zijn subverwerkers. Wanneer hiervoor waarborgen vereist zijn, gelden de toepasselijke mechanismen uit de verwerkingsovereenkomst, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. U kunt informatie over deze waarborgen vragen via contact@stayrecon.com.

Taalvoorkeur en technische logboeken

Als u de taal wijzigt, kan de site uw keuze lokaal in uw browser bewaren onder de sleutel stayrecon-preferred-language. Dit gegeven blijft in uw browser totdat u de voorkeur wijzigt of de sitegegevens wist. Het wordt niet voor advertenties gebruikt. Deze siteversie laadt geen lettertype van Google Fonts en bevat geen advertentie- of bezoekerstracker. De hostingprovider kan wel technische logboeken bewaren volgens zijn eigen regels.

Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kunt u toegang tot uw gegevens, rectificatie of verwijdering, beperking van verwerking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid vragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Voor professionele prospectie kunt u te allen tijde, kosteloos en zonder reden bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor dat doel; StayRecon stopt dan de prospectie en bewaart alleen het minimum dat nodig is om u niet opnieuw te benaderen. U kunt ons schrijven via contact@stayrecon.com. We behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijnen. U kunt ook een klacht indienen bij deBelgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Beveiliging en toekomstige pilot

Het formulier wordt via HTTPS naar StayRecon verzonden; het transport naar onze mailbox is beveiligd met TLS. Dit is geen end-to-endversleuteling. In deze fase vragen we geen hotelgegevens. Voor een pilot met echte bestanden legt een schriftelijke overeenkomst vooraf de scope, verantwoordelijkheden van partijen, toegestane bronnen, het overdrachtskanaal, de bewaartermijn en de verwijderingswijze vast. Deze overeenkomst bepaalt ook de duur van de pilot en, waar nodig, de opeenvolgende gebruiksmomenten en overdrachten.

Bijwerking

Laatste bijwerking van de openbare tekst: 7 oktober 2026. De informatie omvat aanmeldingen voor het oprichtingspartnerprogramma, beperkte professionele prospectie in verband met dat programma en de werking van de openbare site; latere verwerking van hotelgegevens wordt vóór elke pilot afzonderlijk vastgelegd.