Overeenkomst
De gecontroleerde gegevens komen overeen binnen de grenzen van de gedekte scope.
ONTDEK STAYRECON
OTA- en PMS-controles op één plek.
StayRecon is software voor financiële afstemming in ontwikkeling. De onderstaande ontwerpen tonen het beoogde proces: bronnen importeren, onderbouwde vergelijkingen maken, resultaten begrijpen en dossiers opvolgen.
De catalogus met 17 groepen beschrijft de controlestructuur en garandeert niet dat alle functies of exports al beschikbaar zijn. Wat haalbaar is, wordt bepaald aan de hand van de bronnen en regels van elke pilot.
Deze balk kan horizontaal worden verschoven.
DE RESULTATEN BEGRIJPEN
Verschillende resultaten naargelang de situatie.
Overeenkomst, verklaard verschil, gedocumenteerde afwijking, ontbrekend document of niet-beschikbare controle: bij elk resultaat blijft duidelijk wat is geverifieerd.
Verklaard verschil
De afwijking wordt onderbouwd door een document, correctie of toepasselijke regel.
Gedocumenteerd financieel verschil
De vaststelling berust op controleerbare bronnen en een berekening; indien van toepassing kan een vervolgstap worden voorbereid.
Ontbrekend document
Het dossier vermeldt welke informatie nodig is voordat een conclusie mogelijk is.
Boekhoudkundige opvolging
Resterende verschillen blijven gekoppeld aan hun geschiedenis en bewijsstukken.
UW DASHBOARD
Een gezamenlijk overzicht van controles en acties.
Het dashboard toont de periode, de verwerkte bronnen, de resultaten per status en de dossiers die actie vereisen.
Vanuit elke regel zijn bedragen, bewijsstukken en geschiedenis bereikbaar. Niet-uitgevoerde controles blijven herkenbaar.
Voorbeeld van het productontwerp · fictieve gegevens
DE STAYRECON-CONTROLES
17 groepen om controles te structureren.
De 17 groepen structureren de beoogde controles, van bronintegriteit tot commissies, betalingen, creditnota’s en documentopvolging. Elke controle vereist de gegevens en regels die bij het geval horen.
Een groep in de catalogus betekent niet dat er al een werkende connector of universele financiële validatie bestaat. Wat niet controleerbaar is, moet uitdrukkelijk als niet geverifieerd worden aangegeven.
De juiste boekingen vinden en verblijven begrijpen3 groepen
01
Boekingsidentificatie en dekking
Afstemming van OTA- en PMS-identificaties, detectie van duplicaten en controle van boekingsdekking, inclusief verblijven met meerdere kamers.
Een gefilterd of onvolledig bestand volstaat niet om vast te stellen dat een boeking ontbreekt.
02
Statussen en wijzigingen van verblijven
Vergelijking van annuleringen, no-shows, datums en wijzigingen tussen hotel- en OTA-bronnen.
De financiële gevolgen hangen af van de daadwerkelijk door de OTA aanvaarde wijzigingen en de toepasselijke voorwaarden.
03
Prijzen en commerciële voorwaarden
Controle van tarieven, inbegrepen diensten, commerciële programma’s en berekeningsgrondslagen op basis van gedocumenteerde voorwaarden.
Bedragen op verschillende grondslagen worden zonder voorafgaande afstemming niet als anomalieën beschouwd.
Bedragen en correcties controleren9 groepen
04
Commissies
Herberekening van de commissie met het vastgestelde tarief, de periode en contractuele grondslag, gevolgd door vergelijking met het gefactureerde bedrag.
Een verschil kan niet financieel worden gekwalificeerd zonder toepasselijke regel en voldoende bewijs.
05
Kosten en aanvullende diensten
Afstemming van kosten en aanvullende diensten op de voorwaarden die ze toestaan.
Twee vergelijkbare regels volstaan niet om dubbele facturatie aan te tonen.
06
Toeristenbelasting en andere toepasselijke belastingen
Controle van toeristenbelasting en andere belastingen op basis van de officiële regels voor de locatie en periode van het verblijf.
Als de regel, grondslag of verantwoordelijkheid voor inning niet vaststaat, blijft de controle in afwachting.
07
Annuleringen, no-shows, boetes en kwijtscheldingen
Controle van annulerings- en no-showstatussen, boetes en door de OTA aanvaarde kwijtscheldingen.
Een wijziging in het PMS toont op zichzelf geen recht op correctie aan.
08
Terugbetalingen, creditnota’s en aanpassingen
Koppeling tussen factuur, terugbetaling, creditnota, aanpassing en afrekening om correcties door de tijd heen te volgen.
Uitgifte van een creditnota, verrekening en ontvangst van geld zijn drie afzonderlijke gebeurtenissen.
09
Afrekeningen en toewijzingen
Opsplitsing en toewijzing van uitbetalingen aan de gedocumenteerde boekingen, kosten en correcties.
Een sluitend saldo bewijst niet dat elk gefactureerd bedrag juist is; hetzelfde verschil wordt niet dubbel geteld.
10
Betaalmiddelen en inning
Opvolging van betaalmethoden, waaronder virtuele kaarten, vanaf hun beschikbaarheid tot de vastgestelde ontvangst.
Controles die gegevens van de acquirer of betaaldienstverlener vereisen, blijven beperkt als die bronnen ontbreken.
11
Chargebacks en terugnames
Onderzoek van chargebacks en terugnames op basis van de oorspronkelijke transactie, de opgegeven reden en de bezwaarregels.
De scope hangt af van de beschikbare documenten en de procedures van de betrokken dienstverlener.
12
Valuta, wisselkoersen en afrondingen
Analyse van valuta-, omrekenings- en afrondingsverschillen wanneer de toepasselijke koersen, datums, kosten en regels bekend zijn.
Er wordt geen financieel verschil berekend op basis van een geschatte wisselkoers.
Op bewijs kunnen vertrouwen en weten wat te doen4 groepen
13
Integriteit en samenhang van bronnen
Controle van de herkomst, periode, filters en samenhang van de gebruikte documenten.
Een identieke hash bevestigt de integriteit van het bestand, niet noodzakelijk de juistheid van de economische inhoud.
14
Mogelijkheid tot actie en toepasselijke termijnen
Opvolging van ontvangstdatums van overzichten, hercontroles en gedocumenteerde acties.
BezwaarTermijnen worden alleen als zodanig getoond wanneer de regel en de ingangsdatum vaststaan.
15
Betwistingsdossiers en opvolging
Samenstellen van correctiedossiers en opvolgen van antwoorden, documenten en gebeurtenissen rond de afhandeling.
Dossier voorbereid, verzoek verstuurd, correctie aanvaard en bedrag ontvangen blijven afzonderlijke statussen.
16
Niet-geclassificeerde bronafwijkingen
Signalering van regels of kolommen waarvoor geen bekende interpretatieregel bestaat, met behoud van de context.
Deze afwijkingen moeten nog worden beoordeeld; er wordt niet standaard een financieel bedrag aan toegekend.
Specifieke onderzoeken1 groep
17
Distributie, inventaris, herhuisvesting en frauderisico’s
Gericht onderzoek naar verschillen in distributie, inventaris, herhuisvesting en verdachte gebeurtenissen.
Zonder vastgestelde specifieke feiten wordt geen fraude vastgesteld en geen vergoedbaar bedrag afgeleid.
Deze 17 groepen beschrijven de controles die we willen aanbieden. De daadwerkelijk aangeboden controles hangen af van uw PMS, de OTA-documenten en de regels die we hebben kunnen valideren. StayRecon moet per controle duidelijk aangeven wat is geverifieerd, wat nog moet worden aangevuld en wat nog niet wordt ondersteund.
IMPORT EN VOORBEREIDING
Gegevens importeren en koppelen.
OTA- en PMS-bestanden worden geïmporteerd met een voorbeeld van de kolommen en waarden. StayRecon stelt veldkoppelingen voor, die u vóór de controle bevestigt.
Verplichte velden worden gecontroleerd; alleen controles met voldoende bronnen en regels kunnen worden uitgevoerd.
DE RESULTATEN
Een resultaat gekoppeld aan zijn bronnen.
De detailweergave toont de vergeleken waarden, documentreferenties en gekozen regel. Financiële berekeningen blijven controleerbaar vanuit de oorspronkelijke regels.
Als bewijs of een regel ontbreekt, vermeldt het resultaat dit zonder een terugvorderbaar bedrag toe te kennen.
DE KALENDER
Kalender van controles en acties.
Bekijk verwachte overzichten, geplande hercontroles, nog te ontvangen documenten en op te volgen dossiers.
Operationele herinneringen staan los van contractuele bezwaartermijnen, die alleen worden getoond als ze gedocumenteerd zijn.
CORRECTIEDOSSIERS
Dossiers klaar voor beoordeling.
Elk dossier bundelt de boeking, bronnen, toepasselijke regel, berekening en bijlagen. De verzoektekst kan worden voorbereid en gekopieerd.
Het hotel beslist over verzending naar de OTA. Het antwoord en latere correcties worden los van het oorspronkelijke verzoek opgevolgd.
DE GESCHIEDENIS
Geschiedenis per periode en per dossier.
Controles, documenten en resultaten blijven raadpleegbaar, ook wanneer geen verschil is vastgesteld.
Latere gebeurtenissen vullen de geschiedenis aan zonder de resultaten en beperkingen van de eerste controle te wissen.
DE KOPPELING MET UW BOEKHOUDING
Resterende verschillen, gedocumenteerd voor de boekhouding.
Verklaarde verschillen, gedeeltelijke correcties en onopgeloste dossiers worden bewaard met hun bedragen, documenten en status.
StayRecon bereidt de onderbouwing voor. Het maakt geen boekhoudkundige boekingen en bepaalt geen fiscale behandeling.
BOUW MEE AAN STAYRECON
Draag bij aan de eerste StayRecon-controles.
We zoeken meerdere partnerhotels om het product te valideren met uiteenlopende bestandsformaten, boekingen en afstemmingspraktijken.
Aanmelden gebeurt schriftelijk, zonder financiële bestanden of inloggegevens.